Quando il documento era solo un pezzo di carta destinato prevalentemente ad essere un giustificativo fiscale, l’archivio era quasi sempre considerato un peso aziendale mal sopportato per necessità imposta.
La gestione documentale ha prodotto una grande rivoluzione organizzativa in Azienda che ha man mano dato la consapevolezza dell’importanza del documento come fonte dalla quale approvvigionarsi delle informazioni quasi sempre vitali per prendere le più importanti decisioni Aziendali.
L’affinamento di tale consapevolezza sta portando a comprendere sempre più l’importanza di disegnare almeno l’iter da far compiere al documento (o meglio alla sua immagine digitale) in Azienda in modo precostituito al fine di diventare in modo certo e organizzato il veicolo delle informazioni contenute su tutti i “tavoli” istituzionalmente interessati ad esse.
Questa consapevolezza, con l’uso di routine, diventa in breve “dipendenza” dal sistema ed allora si trasforma in bisogno inderogabile di trasformare il semplice iter in organizzazione strutturale e integrata del “viaggio” del documento attraverso tutta l’Azienda, dei suoi tempi di permanenza sui diversi “tavoli” e delle ottemperanze da rispettare nel passaggio al “tavolo” successivo; a questo punto l’informazione sarà diventata anche e automaticamente strumento di organizzazione.