• L’evoluzione della gestione dei documenti: dall’Archivio al knowledge management e alla conservazione sostitutiva

    Mar 30, 2018 0 comment(s) Categories: gestione documentale

    Una volta i documenti venivano depositati negli Archivi, i locali più delle volte angusti, polverosi e sovente anche umidi; quando occorreva recuperare un documento non era mai un momento piacevole e non di rado non si riusciva più a rintracciarlo, o almeno il più delle volte non in tempo utile per soddisfare la necessità, magari di reperire un’informazione per prendere una decisione. Oggi più che mai le decisioni devono essere prese a ritmi sempre più frenetici ed è indispensabile che siano corroborate da informazioni e conoscenze. I documenti ( che non si limitano a quelli cui va tradizionalmente il nostro pensiero, ma possono anche essere brani audio, immagini, filmati ecc.) sono i principali fornitori di informazioni e generatori di conoscenze, sono pertanto risorse preziose cui dedicare

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  • LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

    Mar 30, 2018 0 comment(s) Categories: gestione documentale

    Il riconoscimento della validità fiscale e civilistica dei documenti digitali ha avuto un iter decisamente più fortunato di quello della microfilmatura; meno fortunato è stato il termine coniato per identificarlo: conservazione sostitutiva. Bisogna abituarcisi e farsene una ragione che non ha nulla a che vedere con le golose conserve della nonna! Ora comunque abbiamo finalmente la possibilità di sostituire gli archivi cartacei con file digitali comodamente disponibili dal nostro PC, o meglio ancora dal nostro tablet; non dobbiamo quindi più essere obbligati ad andare in cantina, magari umida, fredda e polverosa, per cercare un documento che forse non riusciremo mai a trovare. Quindi evviva la Conservazione Sostitutiva! Le regole però per poter accedere a questo indiscusso vantaggio non sono trascurabili e bisogna rispettarle con attenzione. Innanzi tutto occorre

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  • ITER DOCUMENTALE e FLUSSO di lavoro: da DOCUMENTO a INFORMAZIONE

    Mar 30, 2018 0 comment(s) Categories: gestione documentale

    Quando il documento era solo un pezzo di carta destinato prevalentemente ad essere un giustificativo fiscale, l’archivio era quasi sempre considerato un peso aziendale mal sopportato per necessità imposta. La gestione documentale ha prodotto una grande rivoluzione organizzativa in Azienda che ha man mano dato la consapevolezza dell’importanza del documento come fonte dalla quale approvvigionarsi delle informazioni quasi sempre vitali per prendere le più importanti decisioni Aziendali. L’affinamento di tale consapevolezza sta portando a comprendere sempre più l’importanza di disegnare almeno l’iter da far compiere al documento (o meglio alla sua immagine digitale) in Azienda in modo precostituito al fine di diventare in modo certo e organizzato il veicolo delle informazioni contenute su tutti i “tavoli” istituzionalmente interessati ad esse. Questa consapevolezza, con l’uso di routine, diventa in

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