Il riconoscimento della validità fiscale e civilistica dei documenti digitali ha avuto un iter decisamente più fortunato di quello della microfilmatura; meno fortunato è stato il termine coniato per identificarlo: conservazione sostitutiva. Bisogna abituarcisi e farsene una ragione che non ha nulla a che vedere con le golose conserve della nonna!
Ora comunque abbiamo finalmente la possibilità di sostituire gli archivi cartacei con file digitali comodamente disponibili dal nostro PC, o meglio ancora dal nostro tablet; non dobbiamo quindi più essere obbligati ad andare in cantina, magari umida, fredda e polverosa, per cercare un documento che forse non riusciremo mai a trovare. Quindi evviva la Conservazione Sostitutiva!
Le regole però per poter accedere a questo indiscusso vantaggio non sono trascurabili e bisogna rispettarle con attenzione.
Innanzi tutto occorre tenere presente che l’archiviazione dei documenti destinati alla procedura di conservazione sostitutiva può essere fatta su qualunque supporto informatico purchè non modificabile (e quindi non riscrivibile) e che garantisca la leggibilità nel tempo.
I documenti devono essere archiviati in ordine cronologico, senza soluzione di continuità nel periodo d’imposta e devono offrire funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni.
Infine sui file contenenti i documenti deve essere apposta la firma digitale e la marca temporale.
E’ quindi facile intuire che per pochi documenti non conviene accedere a questo pur ambito vantaggio, sicuramente da ricercare invece quando i nostri documenti sono quantitativamente importanti.
Anche dover affrontare quantità massive di documenti impone comunque particolari attenzioni, soprattutto necessità di dotarsi di hardware specifico e affidabile, è inoltre altamente consigliabile che il responsabile della conservazione sostitutiva sia una figura professionale e con una formazione apposita.
Quando la quantità di documenti da archiviare è massiva occorre munirsi di un hardware affidabile e specifico, ma soprattutto è necessario individuare un responsabile della C.S. e redigere un manuale. Anche la redazione del manuale dalla conservazione sostitutiva è opportuno che sia curata in modo particolare, facendo attenzione che le procedure siano veramente personalizzate sulle esigenze della propria realtà Aziendale.
Il responsabile della Conservazione sostitutiva dovrà:
Organizzare il sistema e gestire le procedure di sicurezza e di tracciabilità che garantiscano la corretta conservazione
Ottemperare tutte le responsabilità di registrazione previste dalle norme legislative
Garantire la manutenzione ed il controllo della corretta funzionalità di tutto il sistema
adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione
verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni ma preferibilmente due, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti
Realizzando e rispettando questa struttura la “dematerializzazione” dei documenti consentirà tutti i vantaggi di costo ed efficienza che si concretizzeranno in semplice routine.