Una volta i documenti venivano depositati negli Archivi, i locali più delle volte angusti, polverosi e sovente anche umidi; quando occorreva recuperare un documento non era mai un momento piacevole e non di rado non si riusciva più a rintracciarlo, o almeno il più delle volte non in tempo utile per soddisfare la necessità, magari di reperire un’informazione per prendere una decisione.
Oggi più che mai le decisioni devono essere prese a ritmi sempre più frenetici ed è indispensabile che siano corroborate da informazioni e conoscenze.
I documenti ( che non si limitano a quelli cui va tradizionalmente il nostro pensiero, ma possono anche essere brani audio, immagini, filmati ecc.) sono i principali fornitori di informazioni e generatori di conoscenze, sono pertanto risorse preziose cui dedicare la massima attenzione
le conoscenze non sono solo esplicite ma anche tacite la conoscenza globale è del come (know how) e del perchè (know why) la conoscenza globale valorizza le azioni la conoscenza è componente indispensabile dell’esperienza affrontare i problemi, incrociando le conoscenze a disposizione, ovunque, in qualunque momento, su qualunque argomento rende plastico il nostro spazio di azione.
La gestione dei documenti è diventata un’attività altamente specialistica, alla quale l’evoluzione tecnologica offre strumenti sempre più efficaci.
Il primo passo verso quella che ora siamo ormai avvezzi chiamere dematerializzazione dei documenti, è stato fatto con quella che è stata chiamata ARCHIVIAZIONE OTTICA; il termine “ottica” derivava dal fatto che i supporti idonei ad accogliere i file dei “documenti informatizzati” erano i dischi ottici che potevano “permettersi” di accogliere “pesi informatici” come quelli che allora erano i file di immagine.
La nascita dei CD e dei DVD con l’evoluzione delle tecnologie hardware ha consentito progressivamente lo sviluppo della gestione delle immagine sempre più “informaticamente” leggere e questo ha consentito l’evoluzione della GESTIONE DOCUMENTALE” in abbinamento con la “GESTIONE DELLE IMMAGINI”
Da parecchi anni ormai siamo abituati a confrontarci con la “GESTIONE DELLE CONOSCENZE” che ci consente di inglobare le informazioni nella gestione aziendale globalizzata e gestita da software che consentono l’integrazione in unico strumento di quasi tutte le attività Aziendali o addirittura tutte se parliamo di attività prettamente d’ufficio, siano esse amministrative che commerciali ed anche tecniche.
Da alcuni anni inoltre si è concluso l’iter legislativo che consente di “archiviare” i documenti nativi in formato elettronico senza doverli stampare e di poter distruggere quelli originariamente cartacei che siano stati informatizzati seguendo le regole legislative note sotto la denominazione di “CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA”